Regulamentul competiției

1. Informații generale

1.1 Ce este DI_PLOMA AWARDS?

DI_PLOMA AWARDS este un concurs anual de proiecte D&I, organizat de Asociația OPEN MINDS. DI_PLOMA AWARDS susține și recunoaște proiectele și inițiativele dedicate diversității și incluziunii (D&I).

Înscrierea proiectelor la DI_PLOMA AWARDS 2025 este gratuită, iar participanții pot înscrie un număr nelimitat de proiecte, cu respectarea criteriilor de eligibilitate.
Scopul competiției: Promovarea și recunoașterea publică a inițiativelor și proiectelor de impact D&I, create în România.
Perioada: DI_PLOMA AWARDS 2025 are loc în perioada 22 ianuarie 2025 – 7 aprilie 2025
Locul: DI_PLOMA AWARDS se desfășoară online, pe platforma disponibilă la adresa web: https://diploma.open-minds.ro . Proiectele pot fi înscrise folosind formularul de înscriere disponibil la adresa web: https://diploma-awards.evalato.com/

1.2 Ce proiecte pot fi înscrise la DI_PLOMA AWARDS?

La DI_PLOMA AWARDS pot fi înscrise proiecte și inițiative, astfel cum sunt definite la pct.2 de mai jos, pe tematică de Diversitate și Incluziune (D&I), realizate pe teritoriul României, ce conțin cel puțin o componentă de Diversitate și Incluziune (D&I), de exemplu (dar fără a se limita la) :

Diversitatea la locul de muncă
Incluziunea în comunitate
Proiecte de educație și conștientizare pentru Diversitate și Incluziune (D&I)
Inițiative culturale și artistice cu impact în Diversitate și Incluziune (D&I)
Inovație în Diversitate și Incluziune (D&I)

1.3 Cine se poate înscrie și la ce categorie?

DI_PLOMA AWARDS are 4 secțiuni dedicate în funcție de tipul de entitate care a inițiat și/sau susținut proiectul sau inițiativa de D&I, după cum urmează:

Categoria CORPORATE, în cadrul căreia Companiile își pot înscrie proiectele sau inițiativele, clasificate, după caz, în două sub-categorii – externe sau interne, astfel cum sunt acestea definite mai jos la pct.2 – Noțiuni, termeni și semnificații.
Categoria ONG+, dedicată Organizațiilor non-guvernamentale, instituțiilor publice și/sau agențiilor guvernamentale în vederea înscrierii proiectelor sau inițiativelor acestora
Categoria CREATIVE, în cadrul căreia își pot înscrie proiectele sau inițiativele organizațiile din industriile creative (Agenții de publicitate, Comunicare și PR, Arte Vizuale, Film, Teatru, altele)
Categoria PEOPLE dedicată Persoanelor fizice care au inițiat si/sau susținut realizarea/implementarea de proiecte si/sau inițiative, in mod individual sau in cadrul unei entități. Înscrierile la această categorie pot fi realizate de către oricare din entitățile de la categoriile Corporate, ONG sau Creative sau direct de către persoanele fizice in cazul proiectelor si/sau inițiativelor individuale.

1.4 Calendar

1.4.1 Etape

DI_PLOMA AWARDS 2025 se derulează în perioada ianuarie – aprilie 2025, iar etapele sunt următoarele:

Înscriere proiecte: 22 ianuarie – 17 martie 2025
Evaluare proiecte: 11 martie – 31 martie 2025
Votul Publicului: 18 martie – 31 martie 2025
Anunțarea câștigătorilor: 7 aprilie 2025

1.4.2 Condiții de înscriere tardivă

Proiectele depuse după 17 martie 2025 nu vor fi considerate eligibile pentru evaluare, cu excepția cazului în care termenul limită este extins oficial de organizatori și anunțat public pe pagina oficială a DI_PLOMA AWARDS.

2. Noțiuni, termeni și semnificații

Diversitate și Incluziune (D&I): diversitatea culturală, de gen, etnică, și socială, promovând un mediu incluziv pentru toate persoanele.
Proiect Corporate Intern: Proiecte implementate în cadrul unei organizații, menite să sprijine diversitatea și incluziunea în mediul de lucru intern.
Proiect Corporate Extern: Inițiative desfășurate de o organizație în afara cadrului său intern, adresate societății generale, cu scopul de a încuraja D&I în comunitate.
Companie: Orice entitate juridică cu activitate în România, care își desfășoară activitatea în mediul privat sau public.
Organizație Non-Guvernamentală (ONG): Asociații și fundații fără scop lucrativ, înregistrate legal, care desfășoară activități de interes public în România.
ONG+ : categorie de jurizare de proiecte adresată organizațiilor non-guvernamentale și instituțiilor publice și/sau agențiilor guvernamentale din România.
Persoană Fizică: Orice individ, rezident în România, care inițiază, desfășoară și/sau susține derularea/implementarea unor inițiative individuale dedicate diversității și incluziunii, în mod individual sau in cadrul unor entități juridice din România.

NOTĂ: La DI_PLOMA AWARDS pot fi înscrise proiecte și/sau inițiative D&I. Termenii se referă la:

Inițiativă: Orice acțiune sau set de acțiuni menite să promoveze, să susțină sau să încurajeze valorile diversității și incluziunii (D&I). Inițiativele pot avea caracter informal, experimental sau introductiv și nu necesită un cadru structurat pentru implementare.
Proiect: Un plan de acțiune structurat și detaliat, care urmărește obiective specifice de diversitate și incluziune într-o organizație (proiect intern) sau în comunitate (proiect extern). Proiectul presupune resurse dedicate, un calendar de implementare clar, o descriere formală activităților și indicatori de succes. Spre deosebire de o inițiativă, proiectul are o structură formală și obiective măsurabile.
Proiectele și inițiativele care sprijină valorile Diversității și Incluziunii (D&I) sunt demersuri organizate pentru a crea medii mai echitabile, respectuoase și accesibile pentru toți indivizii, indiferent de diferențele lor. Aceste inițiative își propun să promoveze respectul pentru diversitate și să elimine barierele care împiedică participarea egală.

Ce caracterizează proiectele și inițiativele D&I ? Semnificații, fără a ne limita strict la acestea:

Promovarea echității: Asigură oportunități egale pentru toți, ținând cont de nevoile și diferențele individuale.
Crearea de spații incluzive: Construiesc un mediu sigur și primitor pentru toți, indiferent de gen, etnie, orientare sexuală, abilități, etc.
Sensibilizarea și educarea: Combat stereotipurile și prejudecățile prin sesiuni de informare, training-uri și resurse educaționale.
Reprezentativitatea: Se asigură că diverse grupuri sunt corect reprezentate în poziții de conducere, în echipe sau în alte structuri decizionale.

3. Criterii de eligibilitate

Sunt considerate eligibile proiectele și inițiative care îndeplinesc cumulativ următoarele condiții:

Sunt proiecte sau inițiative realizate de: companii, organizații non-guvernamentale, instituții publice, agenții guvernamentale, organizații din industriile creative sau persoane fizice
Proiectele sau inițiativele au fost realizate pe teritoriul României
Proiectele sau inițiativele conțin cel puțin o componentă de Diversitate și Incluziune (D&I)
Proiectele sau inițiativele au fost realizate în perioada 01.2023 – 31.12.2024 (finalizate sau cu o fază semnificativă finalizată până la data de 31.12.2024)

4. Înscrierea proiectelor

4.1 Adresa platformei de înscriere

Înscrierea la DI_PLOMA AWARDS se realizează exclusiv online, prin completarea formularului disponibil la adresa web: https://diploma-awards.evalato.com/

4.2 Validarea înscrierii

Pentru validarea înscrierii, este necesară îndeplinirea cumulativă a următoarelor condiții:

Formularul este completat integral. Sunt furnizate toate informațiile solicitate. Orice proiect incomplet sau neconform va fi descalificat.
Formularul este depus în limitele perioadei de înscriere: 22 ianuarie – 17 martie 2025
Sunt îndeplinite Criteriile de eligibilitate (vezi secțiunea 3)
Sunt acceptate toate condițiile descrise în Regulamentul de înscriere

Participanții sunt responsabili de acuratețea informațiilor furnizate și de respectarea condițiilor impuse de organizatori.

4.3 Formularul de înscriere

Formularul de înscriere la DI_PLOMA AWARDS 2025 este disponibil la adresa web: https://diploma-awards.evalato.com/

Formularul de înscriere este structurat astfel încât să permită furnizarea tuturor informațiilor relevante și aspectelor esențiale ale proiectelor sau inițiativelor D&I înscrise la DI_PLOMA AWARDS 2025.

Informațiile solicitate sunt diferite, în funcție de categoria la care se aplică, astfel:

4.3.1 Înscriere la categoriile CORPORATE, ONG + sau CREATIVE

Pentru categoriile CORPORATE, ONG + și CREATIVE, formularul de înscriere conține următoarele câmpuri:

Informații despre proiect, în format narativ: descriere, perioada proiectului, obiective, buget, etape, canale de comunicare, impact și rezultate.
Cel puțin o imagine reprezentativă
Opțional: materiale video, testimoniale

4.3.2 Înscriere la categoria PEOPLE

Descriere care să conțină informații de tip carte de vizită: Nume, Prenume, Funcție, Biografie, Inițiativă sau Proiect D&I (descriere relevanță în domeniul D&I) , Impactul Inițiativei, Rezultatele Inițiativei
Cel puțin o imagine reprezentativă
Opțional: materiale video, testimoniale, Link social media, Link website

4.3.3 Înscriere la două categorii

DI_PLOMA AWARDS încurajează înscrierea tuturor proiectelor sau inițiativelor D&I realizate în perioada 01.01.2023-31.12. 2024 și finalizate (sau cu o etapă semnificativă finalizată până la data de 31.12.2024).

Înscrierea este gratuită pentru toate categoriile, indiferent de numărul de proiecte înscris.

RECOMANDARE: recomandăm înscrierea proiectelor D&I în categoria aferentă ( CORPORATE, ONG +, CREATIVE), alături de înscrierea persoanei/persoanelor care au susținut realizarea proiectului (în categoria PEOPLE).

4.3.4 Pași în Formularul de Înscriere

PASUL 1: Accesarea platformei de înscriere

Platforma de înscriere a proiectelor și inițiativelor este disponibilă la adresa: https://diploma-awards.evalato.com/

PASUL 2: Crearea contului

Se creează un cont prin introducerea numelui persoanei responsabile cu procesul de înscriere și furnizarea unei adrese de email.

Utilizatorul va primi un email de validare a înscrierii (a contului creat), ce conține un link pe care îl va accesa și îl va duce înapoi in platforma de înscriere proiecte. Prin link-ului primit pe email, utilizatorul obține acces la câmpurile Formularului de Înscriere.

Se poate crea un singur cont asociat unei adrese de e-mail.

Pentru crearea contului de utilizator vor fi solicitate următoarele informații:

Persoană de contact: Numele persoanei responsabile pentru aplicație.
Adresa de email: O adresă de e-mail activă pentru confirmarea înscrierii și contact ulterior
Numele organizației: Denumirea entității care implementează proiectul
Funcția: câmp opțional
Selectarea categoriei proiectului sau inițiativei din următoarele opțiuni:

1. CORPORATE (intern sau extern)
2. ONG+
3. CREATIVE
4. PEOPLE

Este necesară selectarea categoriilor la care se înscriu proiectele sau inițiativele.

Se pot selecta, încă de la acest pas, toate categoriile la care doriți să înscrieți proiecte sau inițiative. De asemenea, se pot înscrie mai multe proiecte la aceeași categorie.

Accesarea platformei după crearea contului și primirea link-ului pe email:

Contul nou creat poate fi accesat oricând prin link-ul primit pe email. Recomandăm păstrarea e-mailului primit la înregistrare pentru accesarea ulterioară a formularului de înscriere.
După accesarea link-ului primit pe e-mail, platforma de înscriere a proiectelor și inițiativelor va fi accesibilă. Pe platformă, meniul din stânga afișează toate categoriile selectate la crearea contului. Fiecare categorie optată la crearea contului, acum vizibilă în meniul din stânga, poate fi selectată pentru încărcarea informațiilor aferente fiecărui proiect.

PASUL 3: Completarea FORMULARUL DE ÎNSCRIERE

În funcție de categoria aleasă, informațiile solicitate în Formularul de înscriere sunt diferite.

Informații solicitate la Categoriile: CORPORATE, ONG+ și CREATIVE

Numele proiectului: Titlul proiectului înscris
Locația proiectului: Orașul/județul în care s-a implementat proiectul
Data proiectului: Perioada de realizare a proiectului
Descrierea proiectului: Prezentarea conceptului proiectului
Obiectivele proiectului: Obiectivul principal și obiectivele secundare
Etapele proiectului: Fazele principale de implementare
Mesaje/Canale de comunicare: Modul în care proiectul a fost comunicat
Selecția tipului de resurse financiare utilizate pentru realizarea proiectului:
- Proprii
- Sponsorizare
- Finanțare publică
- Finanțare structurală

Buget: Selecția categoriei de buget:
- Până în 10.000 Euro
- Între 10.000 – 49.000 Euro
- Între 50.000 – 100.000 Euro
- Peste 100.000 Euro
Impactul proiectului: Schimbările generate prin realizarea proiectului sau inițiativei
Rezultatele proiectului: Descrierea rezultatelor măsurabile și calitative
Sustenabilitate/Dezvoltare pe termen lung: Modul în care proiectul își menține relevanța în timp. Modul în care proiectul poate fi amplificat în societate.
Imagine reprezentativă
Galerie de imagini – ca opțională de descris
Video – prezentare video scurtă de maxim 3 minute – opțional
Website – opțional

Informații solicitate la Categoria PEOPLE

Nume și Prenume
Funcție: câmp opțional
Biografie
Inițiativă D&I (descriere relevanță în domeniul D&I)
Impactul inițiativei
Rezultatele inițiativei
Cel puțin o imagine reprezentativă
Materiale video: opțional
Link-uri social media: opțional

PASUL 4: Depunerea Aplicației

Aplicația poate avea mai multe stadii de aplicare:

Draft – utilizatorul poate modifica oricare din detalii introduse.
Submitted – aplicația fost finalizată și depusă spre verificare și aprobare.
Pending approval – aplicația este în curs de verificare a îndeplinirii criteriilor de eligibilitate și respectării condițiilor de înscriere.
Confirmed – aplicație validată: aplicația îndeplinește toate condițiile de participare și urmează să intre în procesul de evaluare.

5. Evaluarea Proiectelor

În funcție de categorie, proiectele sau inițiativele înscrise sunt evaluate de jurați sau votate de public pe platforma proiectului.

5.1 Evaluarea Juriului

Juriul desemnat de Asociația OPEN MINDS este format din 40 de specialiști cu experiență dovedită și reputație în domeniul D&I. Componența acestuia va fi anunțată pe pagina DI_PLOMA AWARDS după data de 30 ianuarie 2025.

Proiectele și inițiativele înscrise și validate sunt evaluate de jurați în perioada 11 martie 2025 – 31 martie 2025.

Proiectele care obțin cel mai mare punctaj în urma evaluării juriului sunt declarate câștigătoare.

Proiectele sunt evaluate pe baza relevanței pentru domeniul D&I, a impactului social, a inovării, a durabilității și a calității implementării. Criteriile de evaluare sunt detaliate la punctul 5.3 (vezi mai jos).
Fiecare proiect este analizat obiectiv, iar decizia juriului este finală.
Transparența procesului de evaluare va fi asigurată prin publicarea criteriilor și a punctajelor generale.

5.2 Votul Publicului

Înscrierile din categoria PEOPLE sunt supuse Votului Publicului.
Votul Publicului se realizează online, în perioada de votare (18 martie 2025 – 31 martie 2025), pe platforma proiectului, disponibilă la adresa: https://diploma-awards.evalato.com/
Câștigătorii sunt desemnați pe baza celui mai mare număr de voturi obținut în perioada de votare.
Fiecare persoana care votează are posibilitatea să își acorde câte un vot persoane înscrise în categoria PEOPLE în limita unui număr total de 10 voturi.

5.3 Criterii de evaluare

Criteriile detaliate mai jos au rolul de a asigura o evaluare cuprinzătoare și obiectivă a proiectelor și inițiativelor D&I înscrise la DI_PLOMA AWARDS 2025, astfel încât să fie recunoscute demersurile care au contribuit în mod concret la crearea unui mediu divers și incluziv. Fiecare proiect va fi punctat individual pentru fiecare criteriu, iar scorul final va determina câștigătorii fiecărei categorii.

Criteriile de evaluare a proiectelor și inițiativelor înscrise la DI_PLOMA AWARDS 2025 sunt următoarele:

Relevanța în contextul Diversității și Incluziunii

Măsura în care proiectul sau inițiativa răspunde unei nevoi sau provocări identificate în domeniul D&I. Claritatea obiectivelor și a misiunii proiectului în promovarea diversității și incluziunii. Relevanța proiectului pentru contextul social și cultural din România și contribuția sa la conștientizarea importanței valorilor D&I.

Impactul și Rezultatele Proiectului

Descrierea impactului și prezentarea schimbărilor concrete în comunitatea sau în mediul de lucru vizat ca urmare a realizării proiectului. Rezultate măsurabile, de ex.: număr de beneficiari, studii de satisfacție, schimbări comportamentale etc. Exemple de feedback pozitiv din partea publicului țintă.

Inovația și Originalitatea

Măsura în care proiectul propune soluții noi și abordări diferite față de practicile obișnuite din domeniu. Se evaluează:

Abordarea inovatoare: Idei și metode care aduc o abordare nouă sau schimbări semnificative.
Originalitatea conceptului: Unicitatea proiectului în contextul tematicii abordate.

De asemenea, se punctează măsura în care proiectul are o valoare adăugată clară și susține valorile D&I, utilizează metode și strategii inovatoare pentru a adresa provocările legate de diversitate și incluziune și capacitatea proiectului de a aduce o perspectivă nouă în domeniul D&I.

Sustenabilitatea și Capacitatea de Replicare

Se evaluează viabilitatea pe termen lung și potențialul proiectului de a fi aplicat în alte contexte. Include:

Sustenabilitatea: Dacă proiectul poate continua să funcționeze și să aducă beneficii pe termen lung, inclusiv prin resurse financiare, umane sau materiale bine planificate.
Capacitatea de replicare: Dacă proiectul poate fi adaptat și implementat cu succes în alte organizații, comunități sau contexte similare.

Calitatea Implementării

Se evaluează cât de bine este planificat și executat proiectul. Include:

Claritatea și structura planului: Etapele, obiectivele și activitățile sunt bine definite și urmăresc o logică coerentă.
Eficiența utilizării resurselor: Resursele financiare, umane și materiale sunt folosite optim pentru a obține rezultatele dorite.
Monitorizare și evaluare: Există mecanisme clare de urmărire a progresului și de măsurare a impactului.

5.4 Ponderi în punctaj

CRITERIU DE EVALUARE	PONDERE ÎN PUNCTAJ
	CORPORATE	ONG+	CREATIVE
1. Relevanța în Contextul Diversității și Incluziunii	30%	30%	40%
2. Impactul și Rezultatele Proiectului	30%	20%	35%
3. Inovația și Originalitatea	10%	15%	25%
4. Sustenabilitatea și Capacitatea de Replicare	20%	25%	0%
5. Calitatea Implementării	10%	10%	0%

6. Premii

6.1 Categorii de premii

În cadrul DI_PLOMA AWARDS sunt acordate 17 premii, în 4 categorii diferite, cu trei tipuri de distincții, astfel:

Categoria CORPORATE:

6 premii, acordate de JURIU, astfel:

Best D&I Project INTERN – SILVER | GOLD | PLATINUM
Best D&I Project EXTERN – SILVER | GOLD | PLATINUM

Categoria ONG+:

4 premii, acordate de JURIU, astfel:

Best ONG+ D&I Project – SILVER | GOLD | PLATINUM
Jury’s Choice ONG: premiul special al juriului (Grant în valoare de 10.000 de Euro și program de mentorat pentru amplificarea proiectului)

Categoria CREATIVE:

4 premii, acordate de JURIU, astfel:

Best Creative D&I Project – SILVER | GOLD | PLATINUM
Jury’s Choice Creative: premiul special al juriului (Grant în valoare de 10.000 de Euro și program de mentorat pentru dezvoltarea proiectului)

Categoria PEOPLE:

3 premii, acordate prin VOT PUBLIC, astfel:

Outstanding D&I Personality CORPORATE
Outstanding D&I Personality ONG +
Outstanding D&I Personality CREATIVE

6.2 Premii oferite

Proiectele și persoanele desemnate câștigătoare la ediția DI_PLOMA AWARDS 2025 obțin:

Trofeul DI_PLOMA AWARDS
Oportunitatea de a prezenta proiectele și inițiativele la Conferința D&I 2025 OPEN MINDS
Recunoașterea meritelor în rețeaua națională de ALIAȚI pentru diversitate și incluziune
Promovarea proiectelor și creatorilor lor în Ecosistemul D&I OPEN MINDS
Două granturi, în valoare fiecare de câte 000 de Euro (Premiile: Jury’s Choice ONG și Jury’s Choice CREATIVE), și Program de Mentorat pentru dezvoltarea și amplificarea impactului proiectului premiat.

6.3 Condiții de acordare a premiilor

FOARTE IMPORTANT: Câștigătorii își asumă disponibilitatea de a participa la realizarea materialelor video de prezentare a proiectelor sau inițiativelor declarate câștigătoare.

Câștigătorii își asumă prezența și prezentarea proiectelor sau inițiativelor câștigătoare la Conferința despre Diversitate și Incluziune 2025. Toate detaliile necesare organizării în vederea prezentării proiectului sau inițiativei câștigătoare la Conferința D&I vor fi stabilite de comun acord. Conferința D&I 2025 va avea loc pe 4 iunie 2025 în București.

6.4 Anunțarea câștigătorilor

Anunțarea câștigătorilor: 7 aprilie 2025
Publicarea Rezultatelor: Câștigătorii vor fi anunțați public pe platforma DI_PLOMA AWARDS: open-minds.ro

7. Confidențialitate și Drepturi de Autor

Protejarea Informațiilor: Toate informațiile furnizate în cadrul procesului de înscriere, care sunt destinate chestiunilor organizatorice legate de administrarea înscrierilor si contactul cu participanții, vor fi tratate confidențial și utilizate exclusiv în acest scop.
Drepturi asupra Materialelor: Prin înscriere, participanții acordă organizatorilor dreptul de a utiliza în materialele de promovare a DI_PLOMA AWARDS numele participanților, numele proiectelor, informații din formularele de înscriere (rezumat proiect, descriere organizație etc.), fotografii sau alte materiale descriptive și/sau vizuale legate de proiectele lor.

8. Clauze de Excludere

Asociația OPEN MINDS își rezervă dreptul de a descalifica orice participant sau proiect care:

Nu respectă criteriile de eligibilitate menționate în secțiunea 3;
Înscrie informații false sau incomplete;
Încălcă drepturile de proprietate intelectuală ale unei terțe părți;
Se angajează în practici considerate ne-etice sau care contravin principiilor D&I.
Nu pot îndeplini Condițiile de acordare a premiilor (detaliate la secțiunea 6, punctul 6.3).

9. Dispoziții Finale

Modificări ale Regulamentului: Organizatorii își rezervă dreptul de a modifica acest regulament, cu notificarea prealabilă a participanților prin anunțarea pe pagina de internet a DI_PLOMA AWARDS.

10. Kitul Aplicantului

Procesul de înscriere la DI_PLOMA AWARDS este explicat și detaliat în KITUL APLICANTULUI (pdf), disponibil pentru descărcare aici

11. Contact

Pentru informații suplimentare sau mai multe detalii, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail: hey@diploma.open-minds.ro

12. Acceptarea Regulamentului

Prin înscrierea în competiție, participanții acceptă toate condițiile și regulile de participare la DI_PLOMA AWARDS. Organizatorii își rezervă dreptul de a aduce modificări regulamentului, participanții fiind notificați în timp util cu privire la eventualele schimbări.

Regulamentul în format pdf îl puteți descărca aici.